La fonction de secrétaire/assistant(e) AF3-1

Connaître le cadre réglementaire de son activité, identifier son rôle et maîtriser les outils fondamentaux dans sa fonction

  • Contexte

Le (la) secrétaire/assistant(e) d’un service de Médiation Familiale ou d’un Espace de Rencontre a une fonction bien particulière. Elle est nécessairement au carrefour de toutes les informations, externes ou internes, et doit tenir à jour tous les documents et fichiers nécessaires à l’activité en amont ou en aval, en relation avec les équipes et le responsable de service.

  • Enjeux professionnels

Pour exercer au mieux son rôle d’interface entre les familles, les professionnels et les partenaires, les responsables de service attendent des secrétaires /assistantes qu’ils connaissent à la fois la fonction d’accueil, les outils de travail administratif liés à l’activité mais aussi qu’ils appréhendent et repèrent le cadre juridique de l’activité, la spécificité du public accueilli ainsi que leur rôle et leur fonction au sein de l’équipe.

  • Objectifs de la formation

Cette formation se propose, outre sa dimension de formalisation de connaissances et d’apport de nouveaux outils, de prendre en compte la dimension personnelle des acquis, des savoir-faire, de l’expérience des stagiaires mais aussi des besoins et attentes des services dans leur fonction.

  • Prérequis

Cette formation s’adresse prioritairement à des professionnels installés récemment dans cette fonction, ou en projet d’y être sur les services concernés dans le cadre de reconversion professionnelle, ou qui désirent revisiter les fondamentaux de leur fonction.

  • Publics concernés

Les secrétaires ou assistants de services de Médiation Familiale ou d’Espaces de Rencontre

  • Méthodes pédagogiques

Expositive, formative et participative.

  • Modalités d’évaluation

Questionnaire avant et après la formation avec validation des acquis ;
Bilan par les stagiaires et le formateur à la fin du stage.

Programme de la Formation

Contenu

  • Notion de droit de la famille ;
  • Notion sur la protection de l’enfance ;
  • Le champs lexical du droit ;
  • L’organisation judiciaire ;
  • L’évolution du droit de la famille et ses conséquences pour les services ;
  • Le cadre de la relation service/ usagers et service/autorité judiciaire.

Supports pédagogiques

  • Présentation de documents
  • Analyse de textes
  • Diaporama

Compétences professionnelles visées

  • Avoir des notions en droit de la famille
  • Être sensibilisé au dispositif de protection de l’enfance
  • Savoir repérer l’organisation judiciaire dans lequel s’inscrit son activité
  • Savoir identifier son environnement de travail au regard des cadres réglementaires et juridiques

Formateurs

Responsable de formation, juriste

Contenu

  • La fiche de poste du secrétaire
  • Les différentes fonctions au sein de l’équipe
  • Le classement informatique et documentaire
  • Les outils collaboratifs
  • Les règles d’archivage et de conservation
  • L’organisation de l’information
  • Les procédures d’enregistrement des dossiers familles (entrées, en cours, sorties) et les statistiques par activité.
  • Les différents outils de suivi de l’activité

Supports pédagogiques

  • Plan détaillé
  • Diaporama
  • Outils bureautiques, tableaux de suivi, documents de travail
  • Quizz- Analyse de document

Compétences professionnelles visées

  • Savoir repérer son rôle et sa fonction au sein d’une équipe
  • Savoir établir et organiser un plan de classification méthodique et adapté
  • Maîtriser la circulation de la liaison et de l’information dans un service
  • Savoir préparer les différents supports administratifs et outils bureautiques nécessaires à l’activité
  • Mieux connaître le référentiel de compétences et sa fiche de poste

Formateurs

Directeur ou chef de service

Nouvelle formation

La fonction de secrétaire/assistant(e)

S’INSCRIRE À LA FORMATION

Durée :
14 heures (soit 2 jours)
Tarifs :
Adhérents Fenamef :

  • 1 module : 316€
  • 2 modules : 587€

Non-adhérents Fenamef :

  • 1 module : 374€
  • 2 modules : 702€

Voir les conditions de financement

Lieu :
Paris : EPSS – 92 rue Notre Dame des champs – 75006 PARIS

Lyon : Ocellia – 20 rue de la claire – 69009 LYON

Dates :
Paris : 28-29 mars 2023

Lyon : à définir

Nos formations ont reçu le label du référentiel Qualiopi qui atteste de la qualité des processus mis en œuvre par la FENAMEF dans les actions de formation que nous proposons (information, accueil, suivi, …).

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