La fonction de secrétaire/assistant(e) AF3-1
Connaître le cadre réglementaire de son activité, identifier son rôle et maîtriser les outils fondamentaux dans sa fonction
- Contexte
Le (la) secrétaire/assistant(e) d’un service de Médiation Familiale ou d’un Espace de Rencontre a une fonction bien particulière. Elle est nécessairement au carrefour de toutes les informations, externes ou internes, et doit tenir à jour tous les documents et fichiers nécessaires à l’activité en amont ou en aval, en relation avec les équipes et le responsable de service.
- Enjeux professionnels
Pour exercer au mieux son rôle d’interface entre les familles, les professionnels et les partenaires, les responsables de service attendent des secrétaires /assistantes qu’ils connaissent à la fois la fonction d’accueil, les outils de travail administratif liés à l’activité mais aussi qu’ils appréhendent et repèrent le cadre juridique de l’activité, la spécificité du public accueilli ainsi que leur rôle et leur fonction au sein de l’équipe.
- Objectifs de la formation
Cette formation se propose, outre sa dimension de formalisation de connaissances et d’apport de nouveaux outils, de prendre en compte la dimension personnelle des acquis, des savoir-faire, de l’expérience des stagiaires mais aussi des besoins et attentes des services dans leur fonction.
- Prérequis
Cette formation s’adresse prioritairement à des professionnels installés récemment dans cette fonction, ou en projet d’y être sur les services concernés dans le cadre de reconversion professionnelle, ou qui désirent revisiter les fondamentaux de leur fonction.
- Publics concernés
Les secrétaires ou assistants de services de Médiation Familiale ou d’Espaces de Rencontre
- Méthodes pédagogiques
Expositive, formative et participative.
- Modalités d’évaluation
Questionnaire avant et après la formation avec validation des acquis ;
Bilan par les stagiaires et le formateur à la fin du stage.
Programme de la Formation
Contenu
- Notion de droit de la famille ;
- Notion sur la protection de l’enfance ;
- Le champs lexical du droit ;
- L’organisation judiciaire ;
- L’évolution du droit de la famille et ses conséquences pour les services ;
- Le cadre de la relation service/ usagers et service/autorité judiciaire.
Supports pédagogiques
- Présentation de documents
- Analyse de textes
- Diaporama
Compétences professionnelles visées
- Avoir des notions en droit de la famille
- Être sensibilisé au dispositif de protection de l’enfance
- Savoir repérer l’organisation judiciaire dans lequel s’inscrit son activité
- Savoir identifier son environnement de travail au regard des cadres réglementaires et juridiques
Formateurs
Responsable de formation, juriste
Contenu
- La fiche de poste du secrétaire
- Les différentes fonctions au sein de l’équipe
- Le classement informatique et documentaire
- Les outils collaboratifs
- Les règles d’archivage et de conservation
- L’organisation de l’information
- Les procédures d’enregistrement des dossiers familles (entrées, en cours, sorties) et les statistiques par activité.
- Les différents outils de suivi de l’activité
Supports pédagogiques
- Plan détaillé
- Diaporama
- Outils bureautiques, tableaux de suivi, documents de travail
- Quizz- Analyse de document
Compétences professionnelles visées
- Savoir repérer son rôle et sa fonction au sein d’une équipe
- Savoir établir et organiser un plan de classification méthodique et adapté
- Maîtriser la circulation de la liaison et de l’information dans un service
- Savoir préparer les différents supports administratifs et outils bureautiques nécessaires à l’activité
- Mieux connaître le référentiel de compétences et sa fiche de poste
Formateurs
Directeur ou chef de service
Nouvelle formation
La fonction de secrétaire/assistant(e)
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